Führungsimpuls Nr. 6: Delegieren oder besser schnell selbst gemacht?

Claudia Henrichs,
Kommunikationsexpertin für die Pflege, antwortet:

Liebe Annett, liebe Leserin, lieber Leser,

die Assistentin der Geschäftsführung soll eine Liste erstellen, aus der der Erlös pro Pflegekunde nach Pflegegrad ersichtlich ist. Die PDL, die bald in Mutterschutz geht, soll ihre Nachfolgerin einarbeiten. Die QM-Expertin soll ein Konzept für den erneuten Kundenbesuch erarbeiten. Alle Leitungskräfte sollen in Zukunft die Mitarbeitergespräche selbstständig durchführen. Während die PDL abwesend ist, wird sie von der stellvertretenden PDL vertreten, die in allen anderen Zeiten ausschließlich Touren fährt.

Das sind nur fünf Beispiele für unzählige weitere Aufgaben, die in einem ambulanten Pflegedienst übertragen werden.

Und was ist oft das Ergebnis?
Die Chefin erhält keine Information darüber, ob die Aufgabe erledigt ist oder ist mit dem Ergebnis unzufrieden, erledigt die Aufgabe schließlich selbst und ärgert sich über ihre Mitarbeitenden.
Kennen Sie das? Wenn ja, dann hören Sie auf sich über Ihr Team zu ärgern und fangen bei sich selbst an.

Übertragen Sie Aufgaben oder Zuständigkeiten?

Beantworten Sie zuerst diese eine wichtige Frage:
Warum wollen Sie die Aufgabe delegieren? Drängt die Zeit und wollen Sie schnell mal eine Aufgabe loswerden oder ist es Ihr Ziel Zuständigkeiten zu übertragen und Mitarbeitende zu befähigen?

Mein Tipp:
Je mehr operative Aufgaben Sie delegieren und Zuständigkeiten übertragen, desto mehr Zeit gewinnen Sie als GF oder PDL für strategische Aufgaben und desto motivierter werden sich Ihre Mitarbeitenden für Ihren Pflegedienst einsetzen!

Drei Grundregeln für das richtige Delegieren

1. Wenn Sie Aufgaben mit dem Ziel delegieren wollen, dass Mitarbeitende Tätigkeiten dauerhaft selbstständig und mit einem guten Ergebnis erledigen, dann nehmen Sie sich Zeit und üben Sie sich in Geduld! Sie werden später Zeit gewinnen!

2. Überlegen Sie vorher, welche Kompetenzen und Fähigkeiten es braucht, damit die Erledigung dieser Aufgabe zu einem guten Ergebnis führt.

3. Klären Sie für sich und im Gespräch in welchem größeren Zusammenhang diese Aufgabe sinnvoll ist, welche Erwartungen Sie konkret an das Ergebnis stellen und welche Rahmenbedingungen zur Verfügung stehen.

10 hilfreiche Fragen im Delegationsprozess

1. Wozu ist diese Aufgabe notwendig?
Zum Beispiel: Erzählen Sie, was Sie mit der Erlösliste pro Pflegekunde anfangen wollen. Damit vermitteln Sie Sinn und stellen die einzelne Aufgabe in einen größeren Zusammenhang. Das führt zu mehr Motivation und oft zu neuen Ideen.

2. Was genau ist zu erledigen?
Zum Beispiel: Erarbeiten Sie gemeinsam, was alles zur Einarbeitung der Nachfolgerin dazu gehört.

3. Welches Ziel soll erreicht werden?
Zum Beispiel: Welche Aufgaben sollen erledigt werden können, wenn die Einarbeitung abgeschlossen ist.

4. Wann soll die Aufgabe fertig sein?
Zum Beispiel: Legen Sie fest, bis wann Sie spätestens das Konzept für den erneuten Kundenbesuch haben wollen. Wichtig ist auch zu überlegen, ob es einen Meilensteintermin geben soll.

5. Wann werden Sie über das Zwischen- bzw. Endergebnis informiert?
Vereinbaren Sie Termine, an denen die Mitarbeiterin mit dem Zwischen- oder Endergebnis der Aufgabe auf Sie zukommt.

6. Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Reden Sie darüber wieviel Geld, Zeit, Hilfsmittel und auch die Zeit anderer Personen die Leitungskräfte einsetzen dürfen, um zum Beispiel die Gespräche mit Mitarbeitenden selbstständig führen zu können.

7. Welche Entscheidungen dürfen selbstständig getroffen werden?
Damit Sie selbst nicht immer wieder in das Projekt involviert werden, besprechen Sie, zu welchen Arbeitsschritten Sie grünes Licht geben müssen oder wollen.

8. Welche Fähigkeiten sind für diese Aufgabe notwendig?
Nicht jede Mitarbeitende kann von heute auf morgen die Aufgaben in der Qualität erledigen, wie Sie es tun. Nutzen Sie Delegation, um Mitarbeitende zu entwickeln. Freuen Sie sich darüber, dass am Ende die Ergebnisse besser werden und vielleicht sogar besser, als ihre gewesen sind.

9. Ist mir das Ergebnis wichtig oder auch der Weg zur Zielerreichung?
Zum Beispiel: Soll die Aufgabe in jedem einzelnen Schritt genauso gemacht werden, wie Sie es tun oder lassen Sie andere Wege zu?

10. Will ich diese Aufgabe dauerhaft an Mitarbeitende übergeben oder lediglich vorübergehend?
Prüfen Sie zum einen sich selbst, ob Sie auch wirklich Abschied von dieser Aufgabe nehmen wollen! Und überlegen Sie zum anderen, ob es nicht effektiver ist, wenn die stellvertretende PDL im Rahmen eines festgelegten Stundenkontigentes dauerhaft bestimmte Leitungsaufgaben übernimmt.

Es grüßt Sie ganz herzlich
Ihre Claudia Henrichs

PS: Hier abschließend habe ich noch ein passendes Zitat für Sie: