Führungsimpuls Nr. 1/23:
Wie Sie es vermeiden, dass andere über Ihren Terminkalender bestimmen 

Claudia Henrichs,
Kommunikationsexpertin für die Pflege, antwortet:

Liebe Annett, liebe Leserin, lieber Leser,

Ihr Terminkalender ist ohnehin schon gut gefüllt, und täglich stehen Sie vor der Herausforderung, weitere Termine zu vereinbaren.

Wie schön wäre es, wenn Ihre Gesprächspartner immer mit dem Termin einverstanden wären, den Sie vorschlagen, weil er eben gut in Ihren Terminkalender passt.

Ein Beispiel aus dem Leitungsalltag
Sie müssen viele Pflegkunden besuchen, weil es zum Beispiel Neuregelungen gegeben hat, die sie persönlich besprechen möchten. Dafür vereinbaren Sie telefonisch Besuchstermine.

Das könnte sich so anhören:
PDL: Für Sie habe ich schon zwei Termine reserviert. Welcher passt Ihnen besser, Dienstag um 16:00 Uhr oder Donnerstag um 14:00 Uhr?
Pflegekundin: Dienstag geht gar nicht und Donnerstag passt die Zeit nicht, wir schlafen nämlich nachmittags immer bis 16:00 Uhr!
PDL: Okay, dann komme ich eben Donnerstag um 16:00 Uhr

Und damit war der schöne Terminplan Schnee von gestern, weil jemand anderer Einfluss auf Ihre Termine genommen hat.

Mein Tipp: Die Formel "Nutzenargumentation" 

Wenn Sie wollen, dass Mitarbeitende neue Fähigkeiten entwickeln und Tätigkeiten dauerhaft selbstständig und mit einem guten Ergebnis erledigen sollen, dann

Legen Sie im ersten Gespräch mindestens zwei Zeitphasen fest. Während der ersten Zeitphase leisten Sie aktiv Unterstützung. In kurzen Gesprächen, die von Ihnen aus initiiert und fest eingeplant werden, sorgen Sie dafür, dass alle Fragen beantwortet werden und ausreichend Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Die erste Phase endet mit einem Zwischen-Check. Dies ist ein längeres Gespräch, in dem gemeinsam überprüft wird, ob die Ziele in der vorgegebenen Zeit erreicht werden können.

In der zweiten Phase lassen Sie die Mitarbeiterin, den Mitarbeitenden selbstständig arbeiten und bieten an, bei Fragen und Problemen zur Verfügung zu stehen. In dieser Phase gehen die Initiative und Planung von kurzen Gesprächen mit Ihnen vom Mitarbeiter aus. Das Ende der zweiten Phase ist die gemeinsame Bewertung der Ergebnisse.

Transferwörter, die den Nutzen einleiten

Unabhängig davon, ob es sich um einen Terminvorschlag, eine Bitte, eine Anweisung oder um ein Leistungsangebot handelt. Wenn Sie wollen, dass Ihr Gegenüber zustimmt, überlegen Sie sich immer vorher, welchen Nutzen ihr Gesprächspartner von Ihrem Vorschlag hat.
Mit diesen Transferwörtern zu Beginn eines Satzes wird es Ihnen leichtfallen, Nutzen zu sprechen:

Wie der Satz danach weitergeht, hängt vom jeweiligen Thema ab und ist je nach Anlass, unterschiedlich.
Ich finde, diese kleine Mühe, den Nutzen für das Gegenüber zu überlegen, lohnt sich, wenn damit Ihr Terminplan von Ihnen und nicht von anderen bestimmt wird und Sie generell leichter Zustimmung zu Ihren Ideen, Vorschlägen und Angeboten erhalten.

Bis zur nächsten Folge.
Ich wünsche Ihnen und Ihrem Team einen guten Start in ein tolles 2023!

Herzliche Grüße,
Ihre Claudia Henrichs

PS: Sie haben unsere ersten Folgen verpasst? Kein Problem auf www.pdl-konkret.de/Fuehrungsimpulse finden Sie alle bislang erschienenen Folgen von „Führungsimpulse“ zum Nachlesen und Nachhören.

PPS: Dieses Zitat habe ich Ihnen diesmal mitgebracht: