Lösungen finden statt Probleme vertiefen!
 
Liebe Leserin, lieber Leser,

Unzufriedenheit, Konflikte im Team oder Stress mit der PDL. Das alles ist eher die Regel als die Ausnahme.

Erfahren Sie im heutigen Führungsimpuls wie Sie mit der Methode „Lösungsfindungs-Analyse“ gemeinsam mit Ihrem Team Lösungen finden zu Problemen, die hinter vorgehaltener Hand immer mal wieder Thema sind.

Im Führungs-Impuls (05.24 Wenn im Team der Haussegen schief hängt) habe ich Ihnen die Methode „Konstruktives Schimpfen“ vorgestellt. Heute schauen wir uns die Methode „Lösungsfindungs-Analyse“ genauer an. Außerdem beantworte ich Fragen, die häufig gestellt werden, wenn in Dienst-oder Teambesprechungen mit aktiven Methoden Lösungen erarbeitet werden sollen.

Annett Urban hat zu unserem Thema heute diese Frage mitgebracht ...
   
 
 
 
   
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Urban
   
   
Annett Urban,
Chefredakteurin „pdl.konkret ambulant“, fragt für Sie:
   
   
   
 
Hallo liebe Claudia,

vielen Dank, dass Du uns im letzten Führungsimpuls vorgestellt hast, wie es gelingen kann, dass unzufriedene Mitarbeiter konstruktiv Dampf ablassen können. Die Methode des konstruktiven Schimpfens hilft auf jeden Fall dabei, unterdrückte Gefühle und ungelöste Probleme ans Tageslicht zu bringen.

Doch wie gelingt es einer Führungskraft nach der erfolgreichen Anwendung dieser Methode, effektiv zur 'Lösungsfindungs-Analyse' überzugehen? Wie können wir nicht nur die Probleme offenlegen, sondern auch gemeinsam tragfähige Lösungen entwickeln? Gibt es Techniken oder Schritte, die Du empfehlen würdest, um diesen Übergang zu erleichtern und sicherzustellen, dass alle Beteiligten sich gehört fühlen und aktiv an der Erarbeitung von Lösungen mitwirken können?

Ich bin gespannt auf Deine Einsichten!

Herzliche Grüße aus der PDL-Redaktion,

Deine Annett
 
 
 
 
 
 
   
Urban
   
   
Claudia Henrichs,
Kommunikationsexpertin für die Pflege, antwortet:
   
   
   
 
Liebe Annett,

vielen Dank, liebe Annett für Deine Frage. Die Methode, die gut geeignet ist tragfähige Lösungen zu finden, heißt ...
 
Lösungsfindungs-Analyse!
 
Wie bei der Methode „Konstruktives Schimpfen“ eignet sich die Methode „Lösungsfindungs-Analyse“ dazu, Themen, die im Untergrund wabern, ans Tageslicht zu holen und damit für alle transparent zu machen.

Erst dann, wenn alle wissen, wo der Schuh drückt, können gemeinsam Lösungen gefunden werden.

Kurz zusammengefasst besteht diese Methode darin, dass Ihr Pflegeteam das bestehende Problem analysiert, den gewünschten Zielzustand beschreibt und Ideen erarbeitet, wie der Ziel-Zustand erreicht werden kann.

Dieses Material brauchen Sie

Jeweils ein Paket unterschiedlich farbiger Pinkarten. Eine Pinwand und ausreichend Nadeln oder eine Moderatorenwand mit ausreichend Magneten. Sie können auch zwei Flipchart-Blätter nebeneinander an die Wand hängen.

Für jedes Teammitglied einen Filzschreiber.

Bereiten Sie die Pinwand vor. Schreiben Sie das Problem bzw. Handlungsfeld als Überschrift und zeichnen Sie eine Vier-Felder-Matrix mit den entsprechenden Fragen.
 
Lösungsfindungs-Analyse
 
   

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Schritt-für-Schritt Anleitung
 
Schritt 1: IST-Zustand

Zum jeweiligen Handlungsfeld bzw. Problem bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, alles auf rote Pinkarten zu schreiben, was ihnen zu der Frage „Wie ist die aktuelle Situation?“ einfällt.

Immer zwei, die nebeneinandersitzen, sollen zusammenarbeiten. Damit erhöhen Sie die Aktivität.

Lassen Sie jedes Paar ihre Karten vorlesen und selbst an die Wand pinnen. Das gilt auch für jeden weiteren Schritt!

Ziel:

Die unterschiedlichen Sichtweisen zum Handlungsfeld sind für alle transparent. Je nachdem, um welches Thema es sich handelt, wird auch deutlich, dass das Problemempfinden unterschiedlich stark ausgeprägt ist. Ihnen als PDL kann das helfen, nicht nur die lauten und pessimistischen Mitarbeitenden wahrzunehmen.

Schritt 2: SOLL-Zustand

Im zweiten Schritt schreiben die Paare auf gelbe Pinkarten ihre Antworten auf die Fragen:
• Wie sollte es sein?
• Was ist der angestrebte Zustand?

Ziel:

Der gewünschte Zielzustand und der Abstand zwischen IST und SOLL wird ebenfalls für alle transparent. Darüber hinaus setzt das Denken und Reden über den besseren Zustand Motivation und Energie frei.

Schritt 3: Ursachen und Hindernisse

Lassen Sie im dritten Schritt die Antworten auf diese Fragen auf weiße Pinkarten schreiben:
• Warum ist es nicht so, wie es sein sollte?
• Was behindert die Lösung?
• Was ist mein eigener Beitrag dabei?

Ziel:

Jeder, mit Sicherheit jeder im Team hat sich über die ersten beiden Fragen schon selbst Gedanken gemacht. Die Ideen, die es zur Analyse der IST-Situation braucht, sind schon alle im Team vorhanden. Jetzt kommen sie ans Tageslicht. Damit nicht ausschließlich mit dem Finger auf andere gezeigt wird, soll mit der Frage zum eigenen Beitrag angeregt werden, zu bedenken, was jeder Einzelne tut oder auch unterlässt, um die Situation, wie sie jetzt ist, stabil zu halten.

Schritt 4: Lösungsideen und Strategieplan

Die Antworten im Schritt 4 werden auf grüne Pin-Karten geschrieben. Die Fragen lauten:
• Wie können wir den Soll-Zustand erreichen?
• Was kann ich persönlich dazu tun?

Ziel:

Jetzt sind Lösungen auf dem Tisch bzw. an der Wand. Auch ist jeder und jede angeregt worden, selbst aktiv zu werden, um den Zustand zu verbessern. Entscheiden Sie gemeinsam, welche Idee am zieldienlichsten ist und vereinbaren Sie, wer, was bis wann zu tun hat, um der Lösung näher zu kommen. Nutzen Sie jede künftige Dienstbesprechung, um über den Fortschritt zu berichten.
 
   

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Fragen und Antworten
 
Bestimmt haben Sie sich beim Lesen (beim Hören) der beiden Konfliktlösungs-Methoden einige Fragen gestellt. Hier kommen meine Antworten auf die häufigsten Fragen:
1. Wie kündige ich an, dass die Dienstbesprechung anders laufen soll als sonst?
Wenn die Dienst- oder Teambesprechung in der Regel so abläuft, dass die PDL vorne sitzt und eine PowerPoint-Präsentation bespricht und/oder die Tagesordnungspunkte per Vortrag abarbeitet, ist das Erstaunen meistens groß, wenn Beteiligung und Aktivität vom Team gefragt ist.

Mein Tipp: Kündigen Sie an, dass Sie die Fähigkeiten und Ideen aller nutzen wollen, um Lösungen zu finden. Machen Sie deutlich, dass Sie fest davon überzeugt sind, dass alle gute Ideen haben werden. Das ist der Grund, warum die Vorgehensweise im Meeting anders ist als sonst.
2. Wie benenne ich das Handlungsfeld?
Das Handlungsfeld muss so konkret wie möglich formuliert sein.
Statt „Verbesserung der Zusammenarbeit“ besser: „Miteinander statt übereinander reden“
Statt „Erhöhung der Wirtschaftlichkeit“ besser: „Bestandsverträge erweitern“ oder „Heimliche Leistungen in vertragliche Leistungen umwandeln“
Je konkreter das Handlungsfeld, desto konkreter die Antworten auf die Fragen in der Matrix.

Mein Tipp: Nutzen Sie besser das Wort Handlungsfeld als Problem. Handlungsfeld führt zu mehr Aktivität und verringert die Gefahr im Problem-Modus hängenzubleiben.
3. Wie kommentiere ich die Antworten?
Bedanken Sie sich für jede Antwort. Insbesondere bei der IST-Situation und den Ursachen & Hindernissen hat jedes Teammitglied das Recht auf seine eigene Wahrnehmung. Wenn Ihnen, und das gilt für alle Felder, noch etwas fehlt, dann fügen Sie Ihre Antworten hinzu.
4. Was mache ich, wenn Lösungen genannt werden, von denen ich schon weiß, dass sie nicht umgesetzt werden können.
Wenn Sie wirklich sicher wissen, dass unternehmensseitig etwas gegen diese Idee spricht, dann sagen Sie es und nennen auch die Begründung. Drehen Sie die entsprechenden Karten um und lassen Sie sie an der Pinwand hängen. Das ist wertschätzend gegenüber der Arbeit Ihrer Mitarbeitenden.
5. Was mache ich, wenn Ideen genannt werden, zu denen ich noch keine Meinung habe?
Sagen Sie, dass Sie diese Idee sehr wichtig und interessant finden. Dass Sie allerdings noch mehr Informationen einholen müssen, bevor an dieser Idee weitergearbeitet werden kann. Hängen Sie die Karte seitlich, mit der Schrift nach vorne in das entsprechende Feld.
6. Wenn viele Ideen kommen, wie kann ich diese nach Wichtigkeit sortieren?
Jeder Mitarbeiter darf seine wichtigsten Ideen markieren. Wenn 12 Ideen an der Wand stehen, hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit vier Striche zu verteilen. (Faustregel: 1/3 Striche gemessen an der Anzahl der Ideen) Sie als PDL dürfen bei der Wertung ebenfalls mitmachen. Die Themen mit den meisten Strichen sind die Wichtigsten.

Mein Tipp: Lassen Sie ruhig alle zur gleichen Zeit an die Wand kommen. Das erhöht die Aktivität und verringert strategische Wertung.
7. Was mache ich, wenn Probleme nicht auf den Tisch kommen?
Diese Frage passt zur Methode „Konstruktives Schimpfen“. Wenn Ihnen das Problem wichtig ist, dann bringen Sie es ein oder wählen die Methode „Lösungsfindungs-Analyse“. Wenn nicht, dann gehen Sie davon aus, dass es dem Team nicht wichtig ist und keine Zeit und Energie dafür verwendet werden braucht.

Ich hoffe, auch mein heutiger Führungsimpuls hat Ihnen gefallen. Wenn Sie die Methode „Lösungsfindungs-Analyse“ mit Ihrem Team einmal ausprobieren wollen und noch Fragen haben, dann schreiben Sie uns gerne: fuehrungsimpulse@ppm-online.org. Ich freue mich auf Ihre Nachricht!

Herzliche Grüße,
Ihre Claudia Henrichs

PS: Sie haben unsere ersten Folgen verpasst? Kein Problem auf www.pdl-konkret.de/Fuehrungsimpulse finden Sie alle bislang erschienenen Folgen von „Führungsimpulse“ zum Nachlesen und Nachhören.

PPS: Dieses Zitat zum heutigen Thema habe ich für Sie mitgebracht:
 
Zitat der Woche
„Die Stärke des Teams ist jedes einzelne Mitglied. Die Stärke eines jeden Mitglieds ist das Team.“

Phil Jackson, ehemaliger US-amerikanischer Basketballtrainer